Öffnungszeiten und Erreichbarkeit

Besucher sehen, ob gerade jemand für sie da ist. Wann das der Fall ist, bestimmen die Öffnungszeiten des Workspaces und die Verfügbarkeit jeder einzelnen Person.

Wo in HeyFox Einstellungen → Chatbox → 🕘 Öffnungszeiten (nur für Inhaber) und Einstellungen → Konto → 🕘 Verfügbarkeit (für alle)

Wann ihr als erreichbar geltet

Die Chat-Blase zeigt „online“, solange mindestens eine Person im Team erreichbar ist. Erreichbar heißt:

die Person hat HeyFox offen – am Rechner, im Browser oder in der App (nach dem Schließen zählt sie noch 5 Minuten weiter) – oder sie hat Push-Benachrichtigungen aktiviert und es sind Zeiten festgelegt: die Öffnungszeiten oder ihr eigener Zeitplan,
sie ist nicht auf Unsichtbar gestellt,
sie ist innerhalb ihrer eigenen Zeiten – falls sie einen Zeitplan nutzt,
und es ist innerhalb der Öffnungszeiten – falls ihr welche eingeschaltet habt.

Push allein macht niemanden rund um die Uhr „online“. Sind weder Öffnungszeiten noch ein eigener Zeitplan eingestellt, zählt nur, wer HeyFox gerade offen hat. Push-Benachrichtigungen bekommst du trotzdem.

Beispiel: Wann springt die Blase auf „nicht erreichbar“?

Angenommen, es sind keine Öffnungszeiten und kein eigener Zeitplan eingestellt und du bist allein im Team:

Du stellst dich auf Unsichtbar – Besucher sehen sofort „nicht erreichbar“.
Du bist sichtbar und hast HeyFox offen – Besucher sehen sofort „online“.
Du schließt HeyFox oder schickst die App in den Hintergrund – die Verbindung ist weg, HeyFox zählt dich noch 5 Minuten weiter. Nach insgesamt etwa 5 bis 7 Minuten sehen Besucher „nicht erreichbar“.

Online bleibt ihr, solange irgendjemand im Team HeyFox offen hat – auch du auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Tab. Push-Benachrichtigungen bekommst du trotzdem (außer auf Unsichtbar). Du willst auch unterwegs als erreichbar gelten? Leg unter Konto → Verfügbarkeit einen eigenen Zeitplan an – innerhalb dieser Zeiten zählst du dann auch per Push.

Unter Konto → Verfügbarkeit siehst du oben, ob der Support gerade online ist und wer erreichbar ist.

Öffnungszeiten festlegen

Öffnungszeiten verwenden einschalten. Ausgeschaltet geltet ihr als erreichbar, sobald jemand HeyFox offen hat. Eingeschaltet zählt innerhalb der Zeiten auch, wer per Push erreichbar ist.
Die Zeitzone prüfen – vorausgefüllt ist die Zeitzone deines Geräts.
Für jeden Tag die Uhrzeit von–bis eintragen. Ohne Haken ist der Tag geschlossen.

Pro Tag gibt es einen Zeitraum, der vor Mitternacht endet. Feiertage gibt es nicht als eigene Einstellung. Für Urlaub oder Betriebsferien gibt es unter Chatbox → Einschränkungen den Urlaubsmodus: Er blendet die Chat-Blase überall aus, bis du ihn wieder ausschaltest.

Wenn niemand erreichbar ist

Besucher können trotzdem jederzeit schreiben. Sie sehen dann die Nachricht, die du unter Wenn niemand erreichbar ist eingetragen hast, zum Beispiel: „Wir sind gerade nicht da. Hinterlass uns eine Nachricht und deine E-Mail – wir melden uns!“

Ist die E-Mail-Adresse noch nicht bekannt, fragt HeyFox nach der ersten Nachricht danach – damit eure Antwort auch ankommt, wenn der Besucher die Seite schon verlassen hat. Er bekommt sie dann per Mail. Ob und wann HeyFox fragt, stellst du unter Chatbox → Verhalten bei „Besucher nach ihrer E-Mail-Adresse fragen“ ein.

Soll die Chat-Blase in dieser Zeit ganz verschwinden, schalte unter Chatbox → Verhalten „Chatbox ausblenden, wenn niemand erreichbar ist“ ein. Ein laufendes Gespräch bleibt trotzdem sichtbar.

Deine eigene Verfügbarkeit

Zeitplan verwenden: Nur an diesen Tagen und zu diesen Zeiten zählst du als verfügbar.
Unsichtbar: Du arbeitest im Posteingang, wirst Besuchern aber nicht als verfügbar angezeigt. Schneller geht es im Konto-Menü unten links mit 💤 Unsichtbar werden … – auf Wunsch mit Ablaufzeit, zum Beispiel Für 1 Stunde oder Bis morgen 08:00. Danach bist du automatisch wieder sichtbar.

Unsichtbar oder außerhalb deiner Zeiten bekommst du die Nachrichten trotzdem wie gewohnt – du zählst nur nicht als erreichbar. Push-Benachrichtigungen bekommst du im unsichtbaren Zustand keine.

Noch Fragen?

Schreib uns an hallo@heyfox.chat – wir antworten persönlich. Ob HeyFox gerade läuft, siehst du auf status.heyfox.chat.