Sicherheit & Datenschutz
Du willst wissen, was mit den Daten deiner Besucher passiert, bevor du HeyFox einbaust? Hier steht alles auf einer Seite: wer HeyFox betreibt, wo die Daten liegen, welche Dienstleister beteiligt sind und was das Chatfenster speichert – kurz, ehrlich und zum Weitergeben an deinen Datenschutzbeauftragten. Stand: Oktober 2026.
Auf einen Blick
RedFoX Business Solutions BV, Werfstraat 108, 8000 Brugge, Belgien – ein europäisches Unternehmen, kein US-Konzern.
Anwendung, Datenbank und Dateien laufen auf eigener Infrastruktur bei Infomaniak in der Schweiz (Rechenzentren nach ISO 27001:2022).
Täglich, verschlüsselt (AES-256), an einen zweiten Ort in der Schweiz (Swiss Backup). Wiederherstellung getestet.
Werden nicht gespeichert. Ort und Internetanbieter ermitteln wir lokal auf unserem Server – die IP verlässt ihn nicht.
Das Chatfenster setzt keine Cookies. Es merkt sich nur eine zufällige Besucherkennung im Browser-Speicher.
Nur zwei: Infomaniak (Server, Schweiz) und Mailgun (E-Mail-Versand, EU-Region). Keine KI-Dienste, keine Werbe- oder Analyse-Netzwerke im Chatfenster.
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) schließt du digital in der App ab – inklusive PDF für deine Unterlagen.
Gespräche löscht HeyFox automatisch nach der Frist, die du wählst (30 bis 1.095 Tage, Standard 365). Seitenverläufe nach 30 Tagen.
Alle Verbindungen per TLS (HTTPS/WSS). Passwörter nur als Hash (scrypt), optionale Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App.
Pilotphase kostenlos – persönlich eingerichtet.
Das Chatfenster
Das Chatfenster ist rund 61 KB leicht, lädt im Hintergrund und holt nichts von fremden Servern.
Eine zufällige Besucherkennung (Browser-Speicher heyfox:<Website-ID>), damit das Gespräch beim nächsten Besuch weiterläuft – dazu ein Merker, ob E-Mail oder Telefon schon angegeben wurden. Keine Cookies.
Nachrichten, Dateien, Name und E-Mail (nur wenn angegeben), aufgerufene Seiten, Herkunft (z. B. Kampagne), Gerät, Browser, Sprache und der ungefähre Ort (Stadt/Land) – aus der IP ermittelt, die IP selbst nicht.
Auf Wunsch startet das Chatfenster erst, wenn der Besucher im Cookie-Banner zustimmt oder selbst schreibt. Bis dahin speichert es nichts. Ob du das brauchst, klärst du mit deinem Datenschutzberater – HeyFox kann beides.
Keine Schriften, Skripte oder Tracker von Google, Facebook oder anderen. Das Chatfenster spricht nur mit widget.heyfox.chat und api.heyfox.chat.
Dienstleister
Abschließend im AV-Vertrag (Anlage 3) aufgeführt. Neue Dienstleister kündigen wir mindestens zwei Wochen vorher an – du kannst widersprechen.
Server, Datenbank und Dateien von HeyFox, verschlüsselte Datensicherung (Swiss Backup), Domains. Ort: Schweiz – für die Schweiz gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
Versand von Benachrichtigungen und E-Mail-Antworten an Besucher, Empfang von E-Mail-Antworten. EU-Region (Rechenzentren in der EU); Übermittlung in die USA abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Mailgun gehört zur schwedischen Sinch-Gruppe. Geplant: eigene Versand-Infrastruktur in der Schweiz – Umstellung, sobald die Zustellung zuverlässig nachgewiesen ist.
Nicht als Dienstleister, sondern von dir selbst verbunden: Facebook Messenger und Instagram (Meta ist für deine Seite bzw. dein Konto eigener Verantwortlicher), dein CRM (FluentCRM, FluentBooking, FluentCommunity auf deiner WordPress-Seite, ActiveCampaign in deinem Konto). Push-Benachrichtigungen ans Team laufen Ende-zu-Ende-verschlüsselt über die Push-Dienste der Browser- und Geräte-Hersteller – die können den Inhalt nicht lesen. KI-Dienste nutzt HeyFox heute nicht; Gesprächsinhalte gehen an keinen KI-Anbieter. Kommen KI-Helfer für dein Team dazu (z. B. Antwortvorschläge oder Zusammenfassungen), dann nur freiwillig, standardmäßig aus, klar gekennzeichnet, verarbeitet bei unserem Hosting-Partner in der Schweiz – und nie mit deinen Daten trainiert.
Technik & Organisation
Auszug aus den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO, Anlage 2 des AV-Vertrags).
Jede Abfrage ist auf die Workspaces der angemeldeten Person beschränkt. Rollen: Inhaber und Mitglied. Unser Support („Ansehen als“) kann nur lesen.
Persönliche Konten, Passwort mindestens 10 Zeichen, optional Zwei-Faktor-Anmeldung. Übersicht über angemeldete Geräte, einzelne Geräte abmelden.
Firewall (nur nötige Ports), Schutz vor Anmeldeversuchen (Fail2ban), automatische Sicherheitsupdates, Server-Zugang nur per SSH-Schlüssel.
Transparenzprotokoll: Änderungen an Einstellungen, Team, Automationen, Besucherdaten und Anmeldungen – mit Person und Zeitpunkt, 180 Tage.
Rechenzentren mit redundanter Strom- und Kühlungsversorgung, Überwachung der Erreichbarkeit mit Alarm, Updates ohne Unterbrechung.
Alle Personen mit Zugriff sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff aus der Ferne nur über verschlüsselte Verbindungen mit persönlichem Schlüssel.
Deine Kontrolle
Alle Daten eines Besuchers exportieren – zum Beispiel für Auskunftsanfragen nach Art. 15 DSGVO.
Einen Besucher samt Gesprächen, Dateien und Verlauf vollständig löschen.
Wir löschen deine Daten innerhalb von 30 Tagen – auf Wunsch stellen wir vorher einen Export bereit. Sicherungen laufen in ihrem Zyklus aus.
Fragen zum Datenschutz? Schreib uns: hallo@heyfox.chat
Sicherheitslücke melden
Danke, dass du uns hilfst, HeyFox sicherer zu machen. So erreichst du uns – vertraulich und direkt beim Entwickler-Team.
Schreib an security@heyfox.chat: was du gefunden hast, welche Adresse betroffen ist und wie man es nachvollziehen kann. Bitte veröffentliche nichts, bevor wir die Lücke schließen konnten.
Greife nicht auf Daten anderer Personen zu und verändere nichts, störe den Betrieb nicht und verzichte auf automatisierte Massen-Scans. Teste möglichst mit einem eigenen Konto.
Wir bestätigen den Eingang, prüfen und beheben die Lücke und sagen dir Bescheid. Kommt es zu einer Datenpanne, informieren wir betroffene Kunden unverzüglich (§ 9 AV-Vertrag) und unterstützen sie bei Meldungen nach Art. 33/34 DSGVO.
Maschinenlesbar nach RFC 9116: /.well-known/security.txt
Häufige Fragen
HeyFox ist so gebaut, dass du es DSGVO-konform einsetzen kannst: Server in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission), AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO digital in der App, keine IP-Speicherung, keine Cookies im Chatfenster, einstellbare Löschfristen sowie Export und Löschung pro Besucher. Wie du HeyFox auf deiner Website einbindest (z. B. mit Einwilligung), entscheidest du als Verantwortlicher.
Das Chatfenster setzt keine Cookies, speichert aber eine zufällige Besucherkennung im Browser-Speicher. Ob du dafür eine Einwilligung einholst, klärst du am besten mit deinem Datenschutzberater. HeyFox unterstützt beides: Im Einwilligungsmodus startet das Chatfenster erst nach Zustimmung oder wenn der Besucher selbst schreibt.
Auf eigener Infrastruktur bei Infomaniak in der Schweiz – Anwendung, Datenbank, Dateien und die verschlüsselten Sicherungen (Swiss Backup). E-Mails verschickt HeyFox über die EU-Region von Mailgun.
HeyFox selbst hostet nichts in den USA. Einziger Dienstleister mit Sitz in den USA ist Mailgun Technologies, Inc. (gehört zur schwedischen Sinch-Gruppe) für den E-Mail-Versand – EU-Region, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Wir bauen eine eigene Versand-Infrastruktur in der Schweiz auf und stellen um, sobald die Zustellung zuverlässig nachgewiesen ist. Verbindest du Messenger oder Instagram, gelten die Bedingungen von Meta für deine Seite bzw. dein Konto.
Nein. Ort (Stadt/Land) und Internetanbieter werden lokal auf unserem Server aus der IP ermittelt; die IP-Adresse selbst wird weder gespeichert noch an Dritte weitergegeben.
Nein. HeyFox nutzt heute keine KI-Dienste und keine Werbe- oder Analyse-Netzwerke im Chatfenster. Wir verdienen ausschließlich an deinem Abo. Kommen KI-Helfer für dein Team dazu (z. B. Antwortvorschläge oder Zusammenfassungen), dann nur freiwillig, standardmäßig aus, klar gekennzeichnet, verarbeitet bei unserem Hosting-Partner in der Schweiz – und nie mit deinen Daten trainiert.
In der HeyFox-App unter Einstellungen → Workspace → Daten & Rechtliches: lesen, digital annehmen, als PDF sichern. Eine unterschriebene Fassung kannst du dort zusätzlich hochladen.
Wir löschen sie innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende; auf Wunsch stellen wir vorher einen Export bereit. Verschlüsselte Sicherungen werden in ihrem regulären Zyklus überschrieben.
Oder frag uns direkt unten rechts im Chat.
Ich überlege noch, ob der Aufbaukurs jetzt der richtige nächste Schritt für mich ist …
Deine Kundin schreibt gerade.
Mit HeyFox weißt du, wer sie ist – und antwortest, solange sie sich entscheidet.
Pilotphase
Begrenzte Pilotplätze für unsere ersten Kunden – wir richten HeyFox persönlich mit dir ein.
0 €drei Monate, danach Gründerpreis 9 €/Monat
Lieber erst fragen? Schreib uns unten rechts im Chat.
Wir melden uns persönlich bei dir. Deine Angaben nutzen wir nur für deine Anfrage – mehr in der Datenschutzerklärung.
Mit einem Chat, der weiß, wer schreibt. Teste HeyFox im Pilot – kostenlos und persönlich eingerichtet.